Jira Service Management Surveys: cómo crear encuestas avanzadas de satisfacción en Atlassian Cloud

¿Tú también opinas que usar 5 estrellas no es suficiente para valorar cómo está siendo el servicio? Entonces formas parte del grupo de personas que echábamos de menos en Atlassian y más en concreto, en Jira Serive Management, la posibilidad de crear encuestas de satisfacción un poco más elaboradas donde poder preguntar a los usuarios cómo les estamos atendiendo de verdad y qué opinan de nuestro servicio.

Ahora que Jira Service Management se ha convertido en la aplicación por excelencia para la gestión de los equipos internos (no solo TI, también RRHH, Compras, Marketing…) es fundamental recoger el feedback de nuestros equipos para mejorar los procesos en los que trabajamos.

Ya está disponible una nueva funcionalidad en las instancias de Atlassian Cloud llamada “Surveys”. Recuerda que tienes que tener un plan de pago activo (Standard, Premium o Enterprise) de la Service Collection, y que el despliegue es gradual, si todavía no lo ves, tendrás que esperar algunos días más.

¿Cómo activar esta nueva funcionalidad?

Si tienes permisos para administrar el espacio de trabajo, accede a los “Space Settings” y asegúrate de que la Feature “Surveys” esté activada.

Si hace tiempo que no pasas por esta configuración, verás que hay bastantes novedades. Si tienes dudas sobre alguna de ellas, echa un vistazo a los artículos donde hablamos de los Playbooks y los Journeys.

Ahora que ya tienes las nuevas encuestas activadas, vamos a ver cómo sacarles partido.

Configura tus encuestas

Atlassian como siempre, nos lo pone fácil a la ahora de arrancar con una nueva funcionalidad: puedes elegir un template que ya exista para crear tu primera encuesta, o empezar a configurarla desde cero.

Estos son algunos de los templates que están disponibles actualmente:

Si te aventuras a crearla desde cero el editor te resultará bastante familiar. Toda la configuración se realiza arrastrando y soltando los campos que quieras utilizar: texto, email, url, casillas de verificación, fechas, seleccionables…Puedes además añadir secciones específicas con validaciones, que irán condicionadas según las respuestas que vayan dando los usuarios. Y podrás ir viendo en todo momento una “preview” de cómo se verá tu encuesta una vez publicada. Si simplemente guardas la encuesta, se quedará como borrador hasta que la publiques. Por ahora, solo tú podrás verla.

Comparte tu encuesta

En cuanto estés conforme con la encuesta creada, compártela para que los usuarios puedan rellenarla. Y aquí viene un punto importante: ¿Con quién quieres compartirla?

1. Puede estar abierta a todos los usuarios del espacio

2. Puede estar restringida a solo algunos usuarios específicos

3. Puedes decir si los usuarios tengan acceso solo a verla o también a editarla y modificar su información.

Además de con quién la compartes, también puedes administrar las respuestas: si están abiertas siempre para recopilar información o si se cierra en cuanto respondes. Incluso, si permites respuestas anónimas.

¿Y qué datos podré ver?

Podrás ver en tiempo real todas las respuestas a una encuesta. Podrás filtrar por preguntas y según la configuración de la encuesta podrás ver más o menos información.

Si lo necesitas, también podrás exportar esa información a CSV.

¿Y qué más?

Pues realmente con esta funcionalidad se abre una abanico de posibilidades que puedes poner en práctica en tu equipo desde ya:

• No tienes que esperar a resolver una tarea para enviar una encuesta, puedes hacerlo en medio del proceso para valorar pasos concretos. Recuerda que la encuesta se puede compartir vía enlace e incluir en una regla de automatización, por ejemplo.

• No pienses solo en Jira Service Management, aprovecha y pregunta a tus usuarios sobre la documentación en Confluence. Descubrirás si realmente está aportando o no valor.

• Estas encuestas son independientes a la valoración de las 5 estrellas que enviamos al resolver un ticket. Puedes utilizar cada una de ellas en momentos diferentes, pero es importante que comprendas que a nivel configuración, serán tratadas como dos elementos separados.

• Por ahora no está disponible la opción multilenguaje, pero esperemos que Atlassian pueda incorporarla cuanto antes. Ya se han abierto muchas peticiones al respecto.

Y tú, ¿cómo vas a utilizar estas nuevas encuestas?